Nota-se que já passou o tempo no qual as secretárias trabalhavam apenas no operacional no atendimento telefônico de uma empresa, com anotações e afins. Porém, o fazer de um profissional dessa área supera isso e hoje é altamente tático e estratégico dentro das empresas de qualquer tamanho, sendo de grande à pequeno porte.
Estes profissionais são peça chave dentro dos negócios. Em alguns casos, não há recursos para cobrir o salário e benefíciosde um, além da regularizão o que abrange a CLT. E em um outro cenário, havendo esses recursos, se entende que seria mais viável o investimento em ações de marketing para alcançar mais clientes.
O que é a Secretária Virtual?
A secretária virtual é uma secretária humana que atua remotamente, em outro espaço físico, realizando todas as tarefas administrativas que uma secretária poderia executar, como: o atendimento telefônico (ativo e receptivo), o controle e agendamento de pedidos e/ou solicitações, gerenciamento e respostas de e-mail e, até mesmo, a realização de tarefas comerciais, como: a elaboração de propostas, cobranças, pedidos de compra e cotações, por exemplo.
As atividades administrativas de uma secretária virtual, afim de auxiliar o aumento das vendas ou a organização do negócio, são definidas de acordo com as necessidades de cada cliente, juntamente com as competências do(a) profissional virtual.
Quanto às ligações ativas e receptivas, há empresas que operam com planos de atendimento já pré-estabelecidos, mas que ainda assim podem adequar-se às necessidades do cliente contratante. Ao contrário do que muitos pensam, o serviço de uma secretária virtual está acessível aos mais diversos segmentos, como: áreas da saúde, de tecnologia da informação, serviços, entre outros, assim como empresas de diferentes portes.
Ter uma secretária virtual pode custar algo em torno de R$ 300,00/mês, muito menos do que o montante para pagar um salário fixo e benefícios (VT, VR, convênio médico, entre outros + encargos trabalhistas) de uma secretária física, que ainda terá a necessidade de um espaço físico adequado dentro da sua empresa, para realizar as mesmas atividades de uma secretária virtual.
Caso você tenha interesse em saber mais sobre este serviço e quais são os benefícios para o seu negócio, recomendamos a leitura deste post: Por que ter uma secretária virtual. Já, se você quer saber um pouco mais sobre como se tornar uma secretária virtual e quais são os pré-requisitos para executar este serviço, recomendamos este outro post, sobre: Como se tornar uma Secretária Virtual de sucesso.
A demanda por profissionais liberais, empreendedores e PMEs, tem crescido exponencialmente, na realização de tarefas técnicas, administrativas e de marketing, especialmente por conta dos desafios de se fazer cada vez mais com menos custos e recursos.
Em paralelo, cresce também o número de profissionais que buscam atuar como secretária/assistente virtual. Essa demanda crescente tem relação direta com a atual conjuntura socioeconômica do nosso País.
O mercado das secretárias
O Brasil é o terceiro país no ranking de trabalhadores autônomos. A Organização Internacional do Trabalho (OIT) apontou dados que mostram que o Brasil, por ser uma economia em desenvolvimento, é cenário forte para o empreendedorismo, sendo o terceiro país em número de pessoas autônomas (32,9%), isso abre grande campo de atuação para as secretárias compartilhadas ou remotas ou a distância, em duas frentes: novos negócios – empreendedores surgindo e precisando de uma solução que não gere o custo de salário mensal e benefícios mais o pagamento de direitos trabalhistas; e, do outro lado, pessoas autônomas atuando como secretária remota.
Explicando mais sobre a crescente demanda por secretárias remotas: Segundo dados recentes do Instituto Brasileiro de Opinião Pública e Estatística – IBOPE, no Brasil, 83% dos potenciais compradores abandonam o carrinho de compras no e-commerce (loja virtual para venda de produtos). O motivo? Falta de um atendimento adequado ou até mesmo a ausência de um canal de atendimento telefônico, ou seja, na insegurança de prosseguir com uma compra sem conseguir sanar dúvidas, aquele que poderia vir a ser um cliente desiste ou vai para a concorrência.
Já os dados levantados pela Bain & Co apontam que um cliente é quatro vezes mais propenso a comprar de um concorrente se o problema for relacionado a um mau atendimento do que se for pelo preço ou pelo produto especificamente.
Um carrinho de e-commerce abandonado, um cliente que vai para a concorrência, frustração na experiência de consumo. Tudo isso gera uma perda de 401 bilhões de reais com o mau atendimento para as empresas brasileiras, conforme pesquisa da Accenture Strategy.
Mas, se 88% dos brasileiros preferem resolver problemas com empresas por telefone (Ipsos e G4Solutions), por que o atendimento telefônico no Brasil é tão ruim?
As empresas brasileiras ainda cometem alguns erros cruciais no atendimento e, após a nossa larga experiência na área, foi possível elencarmos os seis principais erros com os quais nos deparamos ao longo de anos em contato direto com empresas.
Principais erros no atendimento telefônico
1 – Não ter um atendimento telefônico (sim, ainda há empresas que sequer têm um atendimento telefônico, mantendo somente um formulário de “Fale Conosco” no site ou atendimento via e-mail).
2 – Demorar para atender ao telefone.
3 – Atender com saudação ou atitude inadequada, informal para uma empresa.
4 – Deixar o cliente esperando em longas filas de atendimento.
5 – Manter conversas paralelas durante a ligação.
6 – Não retornar recados.
Com tudo isso, entendemos a real importância de uma secretária virtual para as empresas!
São profissionais fundamentais, já que são o cartão de visita de uma empresa, a secretária virtual é quem vai passar a primeira impressão a respeito daquela empresa.
Como escolher a melhor secretária virtual para minha empresa?
A carreira de secretária virtual está em ascensão em um mercado que, cada vez mais, demanda por essa profissional. São 23 milhões de pessoas que integram, no Brasil, a categoria dos trabalhadores por conta própria, segundo pesquisa recém divulgada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE). Este número, apesar de ter ficado estável em relação ao trimestre anterior (janeiro a março de 2018), registrou alta de 2,5% quando comparado ao mesmo período do ano passado. O que representa um montante de 555 mil pessoas a mais que passaram a empreender em um cenário econômico instável.
Ou seja, quanto mais pessoas empreendendo, trabalhando por conta própria, abrindo seus próprios negócios, mais uma secretária virtual é necessária. Mas, ela precisa ser profissionalizada para atender a este mercado em alta. Acompanhe as principais habilidades que uma secretária virtual precisa ter para desempenhar bem seu trabalho.
1) ORGANIZAÇÃO
Falou em secretária logo pensamos em uma pessoa extremamente organizada. E é isso mesmo, organização é a chave do sucesso para uma excelente secretária virtual. As informações principais sobre a empresa precisam estar a postos para que a secretária virtual possa atender às ligações e responder aos e-mails. O que muitos veem como uma possível chatice, é, na verdade, otimização de tempo. Disciplina e organização permitem que a secretária virtual ganhe tempo, já que não terá que “caçar” informações sem ao menos saber por onde começar. Portanto, se essa habilidade não está bem desenvolvida no perfil da secretária virtual, é melhor procurar por outra profissional.
2) GESTÃO DO TEMPO
Também tem relação direta com a organização. Uma secretária virtual precisa saber gerir seu tempo no trabalho muito bem para que não haja retrabalho, o que gera uma carga de estresse muito alta. Uma secretária virtual que ganha tempo, ganha, também, qualidade de vida em seu trabalho, e isso reflete diretamente na qualidade e entrega do trabalho.
3) EMPATIA POR PESSOAS
Se a secretária remota não é muito chegada a trabalhar diretamente com pessoas, a fazer atendimento, então, certamente a área de secretária virtual não é para ela, já que, ao longo de um dia, ela vai, basicamente, atender a pessoas, seja por telefone, por e-mail e até mesmo pelos canais das redes sociais da empresa. É preciso ter empatia, simpatia, paciência e receptividade para lidar com diferentes personalidades e humores.
Mas, como identificar os três pontos acima em uma secretária virtual? É simples, um caminho certeiro é procurar por uma empresa especializada em secretárias virtuais compartilhadas, pois a empresa já terá identificado a profissional com o perfil adequado para sua empresa e com os requisitos de organização, gestão de tempo e relações interpessoais.
A Prestus, desde 2009, fornece serviços de atendimento por meio de Secretárias Virtuais compartilhadas entre mais de 500 empresas, reduzindo custos fixos e garantindo a segurança de atendimento personalizado, inclusive, 24 horas por dia.
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